Tips Sederhana Untuk Merencanakan Panggilan Konferensi Paling Profesional yang Mungkin

[ad_1]

Panggilan konferensi adalah panggilan telepon yang memungkinkan lebih dari dua orang untuk bergabung dalam percakapan. Ini merusak hambatan geografis dan memungkinkan para profesional untuk mengadakan pertemuan tanpa biaya atau perlu melakukan perjalanan dan membuat pengaturan akomodasi. Semakin banyak perusahaan kini merangkul teknologi yang menghemat biaya dan waktu begitu banyak dan juga menawarkan banyak kemudahan. Ada begitu banyak platform yang dapat Anda gunakan untuk panggilan konferensi bisnis Anda, beberapa di antaranya bahkan membuat panggilan gratis untuk kenyamanan Anda. Tetapi bagaimana Anda memastikan bahwa panggilan itu profesional seperti seharusnya?

1. Pertimbangkan bahkan detail terkecil dalam rencana Anda. Sebelum hal lain, Anda perlu tahu apa yang Anda lakukan dan kapan Anda akan melakukannya. Atur tanggal dan waktu dan pastikan Anda memiliki semua peserta yang relevan termasuk dan ditata. Jika itu adalah panggilan konferensi internasional, pastikan Anda mengingat untuk mempertimbangkan perbedaan zona waktu sehingga semua peserta merasa nyaman dengan penjadwalannya.

2. Berikan pemberitahuan awal kepada peserta. Profesional cenderung menjadi orang yang sangat sibuk dan karena alasan ini Anda benar-benar tidak dapat berasumsi bahwa mereka akan tersedia pada saat Anda telah menjadwalkan panggilan konferensi. Sangat disarankan agar Anda memberi tahu mereka tentang panggilan konferensi setidaknya sebulan atau beberapa minggu untuk itu. Ini adalah waktu yang cukup baik bagi semua orang untuk menyediakan waktu untuk panggilan atau membuat perubahan yang diperlukan pada penjadwalan awal cukup bagi Anda untuk datang dengan alternatif yang lebih baik. Jika semua orang baik-baik saja dengan tanggal dan waktu, maka Anda perlu memberi mereka instruksi untuk mengakses panggilan termasuk nomor dial-in dan PIN. Waktu mulai dan akhir yang diusulkan dan juga topik juga harus disediakan.

3. Simpan semua kebutuhan praktis. Alat bantu visual, bagan, spreadsheet, dan bahkan grafik mungkin diperlukan selama panggilan dan Anda harus memilikinya berguna. Jika memungkinkan Anda dapat mengirimkannya kepada peserta sebelum panggilan untuk analisis mereka. Apakah panggilan Anda adalah panggilan audio atau panggilan video, Anda perlu memanfaatkan panduan yang diperlukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari sesi ini.

4. Buat agenda yang bagus. Teleconference Anda hanya akan berhasil bila Anda memiliki agenda yang lengkap dan terorganisasi dengan baik untuk itu. Agenda yang baik harus mencakup topik, pembicara pada masing-masing topik, dan bahkan waktu setiap pembicara memiliki topik. Pertimbangkan permintaan apa pun dari para peserta dan masukkan mereka dalam agenda juga.

5. Berlatih etiket telekonferensi yang baik. Ini mungkin panggilan konferensi, tetapi Anda harus menunjukkan profesionalisme dalam menanganinya. Telepon tepat waktu dan perkenalkan diri Anda dengan tepat segera Anda dial. Izinkan speaker untuk menyelesaikan pembicaraan sebelum Anda masuk dan biarkan ponsel Anda tidak bersuara ketika tidak berbicara untuk mencegah suara latar belakang merembes masuk. Anda juga harus tetap memperhatikan apa yang terjadi selama panggilan; Anda tidak ingin terlihat bingung dalam percakapan hanya karena ada sesuatu yang mengalihkan perhatian Anda selama sesi.

[ad_2]