Tips Profesional Untuk Menulis Bisnis yang Efektif – Menulis ke Express, Tidak untuk Impress

[ad_1]

Bisnis tidak punya waktu untuk kata-kata panjang atau kabur. Korespondensi bisnis yang efektif dibangun di atas penulisan yang ketat yang bergantung pada sedikit, tetapi kata-kata yang sulit dipukul. Setiap kata harus menyampaikan makna yang tepat yang dipahami dengan cara yang sama oleh penulis dan pembaca. Gunakan tesaurus Anda untuk mengganti kata-kata panjang dengan yang lebih pendek, yang lebih tajam.

Baik Anda menulis surat prospecting atau laporan, surat tindak lanjut atau proposal, gunakan kata terpendek dan paling sederhana yang dapat Anda temukan untuk menyampaikan makna yang Anda inginkan. Apakah Anda menulis, keluar atau turun, pilih pengganti yang tepat untuk ekspresi bisnis yang dingin dan sok tahu dari masa lalu. Hilangkan sampah seperti: dilampirkan bersama ini, silakan temukan. Sebaliknya, katakan apa yang Anda maksud: Saya melampirkan ini untuk Anda. Gunakan bahasa Inggris sehari-hari biasa – saya menyebutnya kaos Inggris Inggris – untuk hasil nyata.

Kesederhanaan membuat membaca mudah dan penulis profesional tahu bahwa pembaca bisnis menginginkan pembacaan yang cepat dan mudah. Bahkan, sebagian besar pembaca sibuk tersesat dalam kalimat 21 kata atau lebih. Sama pentingnya, ketika Anda mencari kata yang lebih besar dan lebih mengesankan, kemungkinan pembaca Anda akan menemukan Anda kurang mengesankan – tidak lebih. Menurut Daniel Oppenheimer, peneliti dan kontributor untuk Jurnal Psikologi Kognitif Terapan, "Apa pun yang membuat teks sulit dibaca dan dipahami seperti kata-kata panjang yang tidak perlu atau font rumit, akan menurunkan evaluasi pembaca terhadap teks dan penulisnya."

Dalam dua puluh tahun mengajar lokakarya penulisan bisnis dan memoles proposal untuk klien korporat saya, pengalaman saya memberi tahu saya bahwa orang-orang dengan pendidikan paling sedikit yang tampaknya didorong untuk menggunakan kata-kata terbesar – seringkali dengan hasil yang paling konyol. Seorang penulis, misalnya, mencari alternatif untuk "lama" dan menemukan yang dia sukai. Dalam suratnya, dia benar-benar mengacu pada peralatan "pikun". Penulis lain mencoba untuk mengesankan seorang CEO dengan ini: Saya menghargai kebutuhan Anda dan saya ingin memiliki kesempatan untuk membantu Anda dalam mencapai visi Anda. Anda mungkin tertawa, tetapi itu adalah kutipan langsung – dan itu tidak lucu.

Sekarang, saya tidak menyarankan Anda akan membuat kesalahan bodoh yang sama, tetapi prinsip menulis dengan sederhana dan bersih adalah yang penting – tidak peduli berapa banyak derajat yang Anda miliki atau seberapa bagus Anda dengan kamus. Profesional tidak mempersulit informasi – mereka menyederhanakannya. Mereka tidak memilih kata-kata sepuluh dolar ketika kata lima puluh sen bekerja lebih baik. Mereka tidak mencoba untuk mempesona dengan suku kata majemuk ketika pendek, kata-kata yang tajam menyederhanakan membaca dan meningkatkan hasil bisnis.

Jangan gunakan "sesuai permintaan Anda" ketika Anda bisa mengatakan, "seperti yang Anda minta." Jangan menulis, "terlepas dari kenyataan bahwa" ketika Anda bisa menulis, "meskipun." Jangan pergi untuk tugas berat, "mengacu pada" ketika "tentang" bekerja lebih baik. Saya yakin Anda mendapatkan ide itu.

Ketika Anda menulis untuk bisnis, bukan tugas Anda untuk mengajarkan kata baru kepada pembaca Anda. Juga bukan untuk keuntungan Anda untuk pamer, berbicara ke bawah, atau membingungkan pembaca. Pesona kejelasan. Kesederhanaan membayar. Menulis untuk mengekspresikan, tidak membuat terkesan, dan Anda akan menemukan bahwa tulisan bisnis Anda benar-benar berarti bisnis.

[ad_2]